Artigo 718 da CLT: A Importância da Manutenção dos Documentos Trabalhistas

O Artigo 718 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece um dever fundamental para os empregadores: a obrigatoriedade de conservar, pelo prazo mínimo de cinco anos, todos os documentos comprobatórios das relações de trabalho. Essa norma visa garantir a segurança jurídica tanto para o empregado quanto para o empregador, servindo como ferramenta essencial em diversas situações.

O que o Artigo 718 determina?

Em termos simples, este artigo exige que as empresas mantenham registros e documentos que provem a existência e as condições de cada contrato de trabalho. Isso inclui, mas não se limita a:

• Livro de Registro de Empregados: Onde são anotados todos os dados dos trabalhadores, admissões, demissões, alterações contratuais, etc.
• Folhas de Ponto: Registros de entrada e saída dos empregados, essenciais para o cálculo de horas extras e controle de jornada.
• Recibos de Pagamento (Holerites): Documentos que comprovam o pagamento de salários, adicionais, descontos e outras verbas.
• Contratos de Trabalho: Acordos formais que estabelecem as condições de prestação de serviços.
• Atestados Médicos: Comprovações de afastamentos por motivo de saúde.
• Documentos relacionados a Férias e 13º Salário: Comprovantes de concessão e pagamento dessas verbas.
• Eventuais Acordos Individuais e Coletivos: Documentos que regem as relações de trabalho em níveis específicos.

Qual a finalidade dessa exigência?

A conservação desses documentos é crucial por diversos motivos:

1. Comprovação de Direitos: Em caso de litígio judicial (reclamação trabalhista), o empregador precisará apresentar esses documentos para provar o cumprimento de suas obrigações legais e contratuais. A falta deles pode levar à presunção de veracidade das alegações do empregado.
2. Fiscalização: Órgãos de fiscalização do trabalho, como o Ministério do Trabalho, podem solicitar a apresentação desses documentos para verificar o cumprimento da legislação trabalhista.
3. Seguro-Desemprego e Benefícios: Para que o empregado tenha acesso a benefícios como o seguro-desemprego, é fundamental que a empresa forneça a documentação correta.
4. Previdência Social: O recolhimento de contribuições previdenciárias e a comprovação de tempo de contribuição dependem da correta manutenção desses registros.
5. Histórico do Empregado: Os documentos permitem um histórico claro da relação de trabalho, auxiliando em eventuais processos de aposentadoria ou outras necessidades futuras do trabalhador.

Prazos e Consequências:

O prazo de cinco anos é o mínimo estabelecido para a maioria dos documentos, mas é importante notar que alguns podem ter prazos maiores dependendo da sua natureza e da legislação específica.

A negligência na conservação desses documentos pode acarretar em sérias consequências para o empregador, incluindo multas administrativas e a perda de argumentos em processos judiciais.

Em suma:

O Artigo 718 da CLT é um pilar da organização e da segurança jurídica nas relações de trabalho. Ao determinar a conservação de documentos por um período legalmente definido, a lei protege os direitos dos trabalhadores e impõe responsabilidades claras aos empregadores, fomentando um ambiente de trabalho mais justo e transparente. É fundamental que todas as empresas estejam cientes desta obrigação e adotem práticas rigorosas de arquivamento e gestão de seus documentos trabalhistas.